Secrétaire-assistant(e)

Objectifs

• A l'issue de la formation les candidats auront acquis la méthode et les savoir-faire nécessaires pour participer pleinement à la gestion administrative et commerciale d'une structure et accompagner au mieux leur hiérarchie au quotidien.

Programme

• Bloc 1 - Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l'organisation
• Organisation du poste de travail
• Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l'entreprise
• Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion
• Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs
• Produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l'aide de logiciel adapté
• Gestion administrative des activités achat - vente
• Produire / traiter tous types de documents commerciaux entrants et sortants
• Relancer les factures impayées
• Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l'activité commerciale
• Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérer les stocks
• Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit
• Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau
• Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses - recettes
• Effectuer les rapprochements bancaires mensuels
• Bloc 2 - Assistanat d'un hiérarchique et/ou d'une équipe dans sa communication et son organisation
• Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes
• Accueillir des clients internes / externes lors d'accueil en face-à-face (présentiel ou distanciel) ou lors d'appels téléphoniques
• Traiter les demandes d'information, réclamations et litiges de premier niveau
• Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions...) / organisation de déplacements professionnels
• Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes
• Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques
• Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules)
• Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d'optimiser le partage et la gestion de l'information
• Recherche documentaire, veille
• Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe
• Gestion des flux d'information du service
• À partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires

Débouchés

- Organiser son poste et son temps de travail dans le respect des procédures de l'entreprise
- Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion
- Produire tous types de documents à l'aide de logiciel adapté
- Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture)
- Relancer les factures impayées
- Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l'activité commerciale
- Recenser les besoins en consommables et gérer les stocks
- Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit
- Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses - recettes
- Effectuer les rapprochements bancaires mensuels
- Accueillir des clients internes / externes
- Traiter les demandes d'information, réclamations et litiges de premier niveau
- Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens
- Organiser