Outlook - Avancé

Objectifs

• La formation vise à permettre au stagiaire de maîtriser les fonctionnalités avancées de Microsoft Outlook afin d'automatiser ses traitements, collaborer plus efficacement et piloter son activité avec davantage de fiabilité.
• Il apprendra à :
• configurer et personnaliser Outlook de manière avancée ;
• gérer les comptes, fichiers de données, sauvegardes et transferts ;
• personnaliser le ruban et la barre Accès rapide ;
• utiliser les catégories, indicateurs de suivi et actions rapides ;
• paramétrer des réponses automatiques différenciées ;
• partager et déléguer certains éléments Outlook ;
• programmer ou différer des envois et utiliser les boutons de vote ;
• créer plusieurs signatures et effectuer des recherches avancées ;
• créer des règles personnalisées et utiliser les outils avancés de nettoyage ;
• gérer des rendez-vous périodiques, séries de réunions et tâches affectées ;
• exploiter les calendriers partagés et les listes de distribution ;
• se préparer à l'atteinte du niveau Avancé de la certification TOSA Outlook RS6958.

Programme

• 1. Configurer, sauvegarder et personnaliser son environnement Outlook
• Créer un nouveau compte et distinguer POP, IMAP et Exchange
• Gérer, sauvegarder et transférer les fichiers de données
• Personnaliser le ruban et la barre Accès rapide
• Organiser l'environnement Outlook selon les besoins professionnels
• 2. Gagner du temps et collaborer efficacement
• Utiliser les catégories de couleurs et les indicateurs de suivi
• Créer des actions rapides
• Paramétrer des réponses automatiques internes et externes
• Partager des éléments Outlook et utiliser la délégation
• 3. Automatiser et professionnaliser sa messagerie
• Programmer ou différer l'envoi d'un message
• Utiliser les boutons de vote, le papier à lettres et les thèmes
• Créer plusieurs signatures avec ou sans logo
• Définir une signature par défaut
• Effectuer des recherches avancées avec plusieurs critères
• Créer une règle personnalisée à partir d'une règle vide
• Gérer les expéditeurs bloqués et autorisés
• Nettoyer les courriers selon des critères de date ou de poids
• 4. Piloter calendriers, réunions récurrentes et tâches
• Créer des rendez-vous périodiques et des séries de réunions
• Modifier une série ou supprimer une occurrence
• Suivre les actions à réaliser
• Affecter des tâches à d'autres personnes
• Utiliser les principes du calendrier partagé
• Exploiter les options d'impression avancée du calendrier
• 5. Cibler ses envois avec une liste de distribution
• Créer et organiser une liste de distribution
• Envoyer un courriel à un groupe de contacts
• Inviter une liste de distribution à une réunion
• 6. Consolider les acquis et passer la certification TOSA Outlook RS6958
• Réaliser un cas pratique transversal individualisé
• S'entraîner aux QCM, activités interactives et manipulations du TOSA Outlook
• Passage du test numérique adaptatif : 20 questions, 60 minutes maximum
• Objectif visé : niveau Avancé, de 726 à 875 points sur 1000

Débouchés

Au terme du parcours, le stagiaire sera en mesure d'utiliser Outlook de façon avancée pour automatiser ses courriels, structurer son organisation et fluidifier le travail collaboratif.
Il pourra notamment personnaliser son environnement, gérer des fichiers de données, créer des actions rapides, utiliser des catégories et indicateurs, programmer des envois, créer des règles personnalisées, effectuer des recherches avancées et optimiser le nettoyage de la messagerie.
Il saura également partager un calendrier, gérer des séries de réunions, affecter des tâches, organiser des listes de distribution et exploiter les fonctions collaboratives adaptées à ses usages professionnels.
La formation prépare à la certification « Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa) » – RS6958, avec un objectif de niveau Avancé, correspondant à un score compris entre 726 et 875 points sur 1000.
Le niveau effectivement atteint dépend du score obtenu lors de la certification.
Le test numérique