Outlook - Opérationnel

Objectifs

• La formation vise à permettre au stagiaire de gagner en efficacité avec Microsoft Outlook afin d'organiser sa messagerie, automatiser certaines actions, mieux piloter son agenda et ses tâches et sécuriser son environnement de travail.
• Il apprendra à :
• personnaliser l'interface et les vues d'Outlook ;
• repérer les réglages essentiels du compte, de la sécurité, de la confidentialité et de l'archivage ;
• composer, envoyer et gérer des messages professionnels avec les options adaptées ;
• organiser, classer, rechercher et nettoyer les courriels ;
• automatiser certaines actions avec des règles simples ;
• planifier et suivre rendez-vous, réunions et tâches ;
• gérer les participants, réponses, échéances, priorités et rappels ;
• organiser les contacts et les notes et les réutiliser dans les autres modules ;
• se préparer à l'atteinte du niveau Opérationnel de la certification TOSA Outlook RS6958.

Programme

• 1. Personnaliser, sécuriser et maintenir son environnement Outlook
• Comprendre l'utilité des principaux onglets du ruban
• Personnaliser l'affichage, le volet de lecture et les colonnes utiles
• Repérer les réglages essentiels du compte
• Appliquer les bonnes pratiques de sécurité, confidentialité et gestion des courriers indésirables
• Utiliser le gestionnaire d'absence et préparer une réponse automatique adaptée
• Vérifier la taille de la boîte aux lettres
• Supprimer les éléments inutiles et utiliser l'archivage simple
• Gérer l'impression d'un message ou d'une fiche contact en PDF
• 2. Communiquer avec précision et professionnalisme
• Identifier les onglets d'un nouveau message
• Choisir le format adapté et joindre un document ou un élément Outlook
• Utiliser CC/CCI
• Appliquer un indicateur d'importance
• Demander un accusé de réception ou de lecture
• Répondre, transférer et mettre en forme les messages
• 3. Classer, retrouver et automatiser ses courriels
• Créer et organiser des dossiers
• Trier les dossiers, les placer en favoris et classer les messages
• Effectuer des recherches selon différents critères
• Créer une règle simple à partir d'un message reçu
• Supprimer les messages inutiles et vider la corbeille
• Contrôler les courriers indésirables et bloquer un expéditeur douteux
• 4. Piloter son agenda, ses réunions et ses tâches
• Afficher le jour ou la semaine de travail et définir les heures de travail
• Créer un rendez-vous ou un événement avec état d'affichage et rappel
• Planifier une réunion et inviter des participants
• Distinguer les participants obligatoires et facultatifs
• Accepter ou refuser une invitation et suivre les réponses
• Créer et suivre une tâche avec échéance, priorité, rappel et état d'avancement
• 5. Exploiter ses contacts et ses notes
• Distinguer les contacts personnels du carnet d'adresses LDAP
• Rechercher un contact et personnaliser son affichage
• Créer et mettre en forme une note
• Utiliser un contact pour créer un message, un rendez-vous ou une réunion
• Créer des éléments Outlook depuis l'affichage des contacts
• 6. Consolider les acquis et passer la certification TOSA Outlook RS6958
• Réaliser un cas pratique transversal mobilisant les 12 compétences du RS6958
• S'entraîner aux QCM, activités interactives et manipulations du niveau Opérationnel
• Passage du test numérique adaptatif : 20 questions, 60 minutes maximum
• Objectif visé : niveau Opérationnel, de 551 à 725 points sur 1000

Débouchés

Au terme du parcours, le stagiaire sera en mesure d'utiliser Outlook avec davantage d'autonomie pour structurer ses échanges, organiser son temps et fiabiliser son suivi quotidien.
Il pourra notamment personnaliser son environnement, gérer plus efficacement sa boîte de réception, utiliser les principales options d'envoi, rechercher et classer ses messages, créer une règle simple, organiser ses rendez-vous et réunions et suivre ses tâches avec échéances et rappels.
Il saura également exploiter ses contacts et ses notes dans la messagerie et le calendrier, tout en appliquant les bonnes pratiques liées à la sécurité, aux courriers indésirables, au nettoyage et à l'archivage.
La formation prépare à la certification « Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa) » – RS6958, avec un objectif de niveau Opérationnel, correspondant à un score compris entre 551 et 725 points sur 1000.
Le niveau effectivement atteint dépend du score obtenu lors de la certification.
Le test num